Mailroom

De ‘mailroom’ fungeert als een centraal ingangspunt voor al uw inkomende post! Hierdoor kunnen organisaties met gemak deze dagelijkse documentstroom vlot verwerken. Digitaliseren, classeren, sorteren, verdelen en archiveren zorgt voor een vlottere registratie, eenvoudige verdeling en trefzekere archivering van de dagelijkse post.

Vanzelfsprekend sluit de mailroom ook naadloos aan op bestaande digitale poststromen zoals faxservers, netwerkscanners, zakenpartners die reeds electronisch documenten aanleveren of ‘third party’ document diensten (bv.Zoomit). In combinatie met het archiveren van e-mail berichten en de workflowonderbouw beschikt u over een omvattende oplossing voor al uw inkomende papier- en digitale documentstromen.

De mailroom omvat in combinatie met de workflow volgende functionaliteiten:

• Batch (stapels) scannen van papieren poststukken
• Ondersteunt ISIS/TWAIN compatibele scanners
• Automatische cleanup, rotatie en compressie van beelden
• Geïntegreerde tekstherkenning (OCR), Optical markup (OMR) en barcodeherkenning
• Automatisch opsplitsen van multi-document bestanden (Tiff, PDF) met en zonder barcode
• Uitbreidbaar met document classificatie op basis van de fysieke opmaak (layout) van een document
• Automatische aanmaak en toekenning van document kenmerken (metadata)
• Automatisch herkennen/archiveren van specifieke Microsoft Dynamics AX/NAV documenten (bv. getekende leveringsnota)
• Integriteitscontrole van de inhoud van een document tov een transactie in Microsoft Dynamics (bv. door de klant gehandtekende leveringsnota versus geregistreerde bestelling van de klant)
• Postbedeling naar individuele medewerkers en/of afdelingen
  
• Mogelijkheid tot opzetten van meerdere ‘postverwerking’ workflows ter bewerking/controle, ‘compliance’ en/of goedkeuring.
• Signaleren en opvolgen van archiveringstaken
  
• E-mail notificatie van nieuwe post
• Opzoeken, raadplegen en verwerken postgerelateerde taken