Outlook Agent

Het archiveren van e-mail is een absolute noodzaak. Temeer daar het e-mail verkeer één van de meest gebruikte zakelijke communicatie middelen is geworden. Zo worden steeds meer aanvragen, offertes, bestellingen per e-mail verstuurd en accepteren steeds meer bedrijven een e-mail als schriftelijke bevestiging van een bestelling.

Omdat een e-mail toepassing zoals exchange/outlook op zich relatief geavanceerde zoek- en terughaalfuncties heeft waarin individuele gebruikers snel en efficient informatie kunnen terugvinden, wordt deze oplossing dan ook dikwijls ‘misbruikt’ als gepersonaliseerd archief. Dit leidt echter tot ongewenste neveneffecten waardoor cruciale documenten niet voor iedereen beschikbaar zijn doorheen het bedrijfsproces en de prestaties van de mailserver evenredig op de proef worden gesteld. Met de PPM outlook agent realiseert u een perfecte integratie tussen uw e-mails, uw Microsoft Dynamics oplossing en Sharepoint. Hierdoor wordt elke e-mail beschikbaar voor alle belanghebbenden binnen het bedrijfsproces en zijn ze zo mogelijk nog vlotter opspoorbaar door de integratie van de voornoemde applicaties. Als bijkomend voordeel kunnen information management policies op niveau van exchange ook veel strikter worden toegepast, met alle voordelen vandien.

De voornaamste kenmerken zijn:

• Intuïtieve gebruikersinterface en integratie in outlook
  
• Gebruikers kunnen kiezen welke mails worden opgeslagen
• Mogelijkheid om inhoud en bijlagen samen en/of individueel op te slagen
• Opslag van zowel inkomende als uitgaande berichten
• Track en trace van e-mails voor automatische archivering
• Koppelen van e-mails/attachments aan Microsoft Dynamics transacties
• Automatische metadata generatie (klant, leverancier, project etc..) en opslag in Sharepoint
• E-mails opzoeken, visualiseren en raadplegen vanuit Microsoft Dynamics
• Indexering van inhoud van e-mails en attachments (full text searchable)