learn mor
Voordelen
Papierloze bedrijfsprocessen op basis van PPM leiden tot verhoogde productiviteit, meer kwaliteit en lagere kosten:
Goedkope en efficiente opslag.
Het scannen van papieren documenten en de digitale archivering als gevolg hiervan reduceert de benodigde fysieke opslagruimte en de daarmee gepaard gaande kosten. Papier dat om legale redenen nog steeds bewaart dient te worden kan op een eenvoudige manier op goedkopere off-site locaties worden bewaard.
Flexibele terughaalmogelijkheden.
Het ophalen van documenten kost minder tijd door een gecentraliseerde opslag en is uiterst intuïtief door de integratie met Microsoft Dynamics. Hierdoor zijn documenten permanent, voor meerdere personen tegelijkertijd, vanop de werkplek en binnen de vertrouwde werkomgeving beschikbaar.
Betere, snellere en flexibele opzoekmogelijkheden.
Door een flexibele indexering van documenten op basis van inhoud en document kenmerken kunnen deze vlotter teruggevonden worden aan de hand van een woord of zinsnede (full text). Document kenmerken (metadata) laten dan weertoe om PPM vanuit verschillende invalshoeken te bevragen.
Verbeterde en beheersbare verdeling.
Document ‘images’ kunnen makkelijker gedeeld worden met collega’s dan traditionele papieren documenten. In combinatie met de doorgedreven workflowmogelijkheden resulteert dit in een efficiëntere distributie van documenten en een algemene verbetering van de doorstroom van informatie doorheen het bedrijfsproces.
Betere beveiliging.
De PPM oplossing leidt tot verbeterde en flexibelere controles m.b.t. sensitieve documenten. Bovendien wordt het een stuk makkelijker om uw documenten te bewaren en te vrijwaren tegen verlies als gevolg van brand, overstroming of andere calamiteiten.
Geen verloren documenten meer. Het verlies van documenten kan bijzonder tijdrovend zijn en is bijgevolg duur. Nieuwe documenten worden op een gestructureerde manier opgeslagen en bestaande documenten digitaal geraadpleegd waardoor de kans op verlies vrijwel onbestaande is.
Tijdsrobuuste archivering en terughaalmogelijkheden.
Electronische documenten kunnen opgeslagen worden in PDF waardoor de inhoud onafhankelijk wordt van de software (versies) waarmee deze werden aangemaakt. Dit waarborgt een continue en tijdsrobuuste toegang tot deze documenten en hun inhoud.
Verbeterde naleving van de regelgeving.
Het risico van niet naleving van regelgeving kan ernstige gevolgen hebben voor een onderneming. PPM biedt door een combinatie van beveiliging, procesgestuurde taakverdeling, audit trails en het voldoen aan wettelijke opslagvereisten over alle troeven om de naleving van specifieke regelgevingen (BTW, Sarbanes-Oxley...) inzake confidentialiteit, integriteit en beschikbaarheid van informatieopslag te bewerkstelligen.
Optimale en kwalitatieve processen. Vlot beschikbare documenten, duidelijke verwerkingsprocedures en de automatisering van repetitieve taken (bv.overtikken van gegevens) verminderen de foutenlast en leiden tot meetbare kwaliteitsverbeteringen.
Optimalere Cash Flow.
Door de optimale verwerking en beschikbaarheid van cash-critical documenten, zoals bv. aankoopfacturen en afgetekende leveringsnota’s, kunnen cash-flow beslissingen sneller en gerichter genomen worden.
Park Atrium, Kolonienstraat 11
1000 Brussels, Belgium
T +32 (0)2 517 71 66
F +32 (0)2 517 65 00
www.exarte.be