Uw facturen zien er binnenkort anders uit

Neemt u dit jaar afscheid van de klassieke papieren factuur? Als het van de overheid afhangt wel...

Sinds dit jaar aanvaardt de Vlaamse overheid alleen nog elektronische facturen. De federale en de lokale overheden willen snel volgen. Ziet de factuur er binnenkort anders uit in uw bedrijf? Elektronisch factureren is alvast veiliger, efficiënter en bezorgt uw medewerkers minder repetitief werk. Bovendien kunt u ze volledig integreren in uw andere bedrijfssoftware.

“Electronic invoicing is the sending, receipt and storage of in-voices in electronic format without the use of paper invoices for tax compliance or evidence purposes. Scanning incoming paper invoices, or exchanging electronic invoice messages in parallel to paper-based originals is not electronic invoicing from a legal perspective.”

– TrustWeaver

E-factuur is meer dan een gescand papier

De klassieke functie van de factuur blijft natuurlijk het bewijs van verkoop tussen organisaties. Wat zal veranderen is de vorm. Een e-factuur is geen scan van een papieren document noch een Word-bestand. Met dit soort documenten zou andere software niet veel kunnen aanvangen. Een e-factuur is een volledig digitaal document dat een aantal gegevens in XML-formaat meestuurt. Daarin staat heel wat informatie die software perfect kan lezen. Bij sommige software (zoals Ex Arte) kan er ook een beeld meegestuurd worden zodat de documenten ook gemakkelijk door mensen geopend en gelezen kunnen worden.

“Paper-based systems and processes are always a red flag.”
– TrustWeaver

Waarom stuurt de overheid aan op digitalisering?

De factuur is ook een middel voor de overheid om belastingen te heffen op de meerwaarde. Vandaar dat ze mee aan de kar trekken om snel documenten te digitaliseren. Op dit moment factureren bedrijven vrij aan elkaar en controleert de fiscus pas nadien. In sommige Europese landen vereist de overheid dat er bij het uitgeven van een factuur ook een digitale kopie naar hen gestuurd wordt. Zo kan de fiscus quasi realtime controles uitvoeren, moet hij minder controleurs inzetten en wordt fraude efficiënter ingedijkt.

Winst voor bedrijven

In de toekomst kunnen we evolueren naar een overheid die bedrijfsdocumenten zoals loonbrieven en verzekeringsattesten direct willen opvragen. Het lijkt op dit moment misschien een zware stap voor uw bedrijf, maar uw papiermolen digitaliseren en eventueel automatiseren heeft tal van voordelen. Het is zelfs de ideale opstap naar een ingrijpender digitalisatie project. Documenten digitaliseren kan reeds op kleine schaal zodat uw werknemers er langzaam kunnen aan wennen. Stilstaan is immers het slechtste wat u kan doen, de digitalisie rondom u gaat onverbiddelijk verder!

Om de opvolging van verstuurde, ontvangen en bevestigde documenten in goede banen te leiden kunt u gebruik maken van het e-platform van Ex Arte. Dat houdt automatisch alle verschillende formaten, leveranciers en de status van documenten bij. Met andere woorden: gedaan met die vervelende, repetitieve en kostelijke administratieve processen en documentflows.

Deel op Twitter Deel op LinkedIN