Digital Workplace : la force réelle d’une plate-forme de collaboration

Au sein des entreprises comme en dehors de leurs murs, l’information connaît une croissance explosive et déstructurée. Les données les plus indispensables sont parfois perdues dans un flot de bruit et de renseignements peu pertinents pour la tâche à accomplir. Dans ce contexte, les directions des systèmes d’information doivent donner à leurs collaborateurs les moyens d’accéder à une information de qualité, contextualisée et adaptée à leur rôle dans l’organisation du travail. Une tâche d’autant plus ardue que les modes de collaboration évoluent et que des applications de plus en plus nombreuses et spécialisées font leur apparition. En tenant compte de ces contraintes, les équipes d’Ex Arte ont imaginé Digital Workplace : une plate-forme de collaboration visant à fournir une information pertinente et personnalisée aux collaborateurs internes comme externes.

 

Vers une recentralisation de l’information

Du fait de la multiplicité des applications utilisées au sein d’une entreprise et de la profusion d’informations, une gestion documentaire intuitive et fluide est désormais la clé d’une solution de collaboration efficiente. C’est pourquoi Digital Workplace est conçue comme une surcouche intégrant l’ensemble des systèmes d’information de la société où elle est déployée. Chaque collaborateur y retrouve à travers un tableau de bord unique et des filtres de recherche étendus l’ensemble des informations et des documents qui lui sont nécessaires. Accessible en ligne et sur les appareils mobiles, il accompagne l’utilisateur en mobilité et lui assure un niveau d’information et de productivité constant où qu’il se trouve.

La bonne information au bon moment

Parce que chaque document a son propre cycle de vie, il doit être rendu disponible via la bonne application et le bon appareil au bon utilisateur et au bon moment. Cette nécessité en apparence simple demande cependant le déploiement de solution d’une grande souplesse. Chaque utilisateur a des besoins particuliers liés aux projets auxquels il collabore, au type de travail qu’il effectue et à sa place dans l’organisation. La personnalisation est donc la clé d’un tableau de bord pertinent. Cette personnalisation s’effectue à deux niveaux : au niveau de l’organisation puis de l’utilisateur.

Prête à l’emploi et prête à être personnalisée

Digital Workplace est une solution Ready2Benefit, c’est-à-dire qu’elle est livrée prête à l’emploi et que son installation standard est conçue pour améliorer la gestion de l’information de toute entreprise. Mais elle est également modulable au point de coller parfaitement à l’architecture informationnelle des structures qui la déploient. Les besoins particuliers de chaque secteur d’activité mais aussi de chaque société peuvent être déterminés par une analyse des process en vigueur. Actualités externes et internes, nombre de jours sans accident, gestion des tickets de support interne : chaque installation peut être complétée pour correspondre plus précisément aux priorités de ses nouveaux utilisateurs.

Au niveau individuel, les besoins réels de chacun sont évalués pour un affichage entièrement personnalisé. Des niveaux d’accessibilité à l’information sont définis et chaque employé de l’entreprise ou de ses prestataires se voit alors attribuer un profil personnel définissant les informations les plus pertinentes pour lui. La navigation est facilitée par une interface simple, conviviale et unifiée qui rend d’autant plus agréable la centralisation de l’information.

 

Une telle finesse dans la gestion de l’information peut laisser redouter un temps d’implémentation particulièrement long. Digital Workplace peut être installée et implémentée en quatre semaines, formation des utilisateurs finaux comprise. Loin de la complexité de l’installation des outils standards Sharepoint, Digital Workplace est livrée clé en main. En un mois, la puissance d’une véritable solution de collaboration est désormais à portée de main.

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