Une perte de temps le tout numerique?

Tôt ou tard, votre entreprise numérisera ses processus administratifs. Si vous facturez des biens ou des services à l'état, vous devez, depuis cette année, vous préparer à une transmission des factures numériques au format PEPPOL (en Belgique) ou format CHORUS PRO (en France). De plus en plus de clients et de fournisseurs vous ont sans doute déjà demandé de leur envoyer — ou d’accepter qu’ils vous envoient — des contrats, bons de commande, devis, factures ou bons de livraison au format numérique.

Vous avez peut-être constaté que des processus administratifs semiautomatisés vous faisaient en réalisé perdre encore plus de temps…

La numérisation est un projet d’entreprise, pas uniquement informatique

Si vous vous lancez dans la numérisation sans plan d’attaque, il est fort probable que vos procédures administratives requièrent encore plus de temps. Le client A pourrait souhaiter tout recevoir sur papier, le fournisseur B pourrait vouloir un fichier XML et le client C pourrait préférer recevoir des factures papier mais des bons de commande au format PDF. Tout d’un coup, la mise à jour ne serait plus centralisée, vous commettriez davantage d’erreurs, votre équipe informatique aurait plus de travail et, au final, vos clients vous paieraient encore plus tard.

Nous vous conseillons donc de ne pas faire dans la demi-mesure. Un même document peut être envoyé ou reçu de différentes manières par le biais de puissants outils numériques tels que la plateforme électronique proposée par Ex Arte. Celle-ci vous permet d’échanger automatiquement différents types de documents électroniques avec vos clients, vos fournisseurs ou des tiers. Votre service informatique ne devra plus s’atteler à la tâche dès l’apparition d’un nouveau format de document ou d’un nouveau mode de transfert : la plateforme électronique est précisément conçue pour cela.

De plus, vous n’avez pas à vous soucier des exigences et des normes imposées par l’état, les clients ou les fournisseurs en termes de sécurité, de confidentialité et de validité. Le module Ex Arte vous permet d’ajouter facilement des clients et des fournisseurs. Vous définissez vos préférences et vous recevez et envoyez dès lors automatiquement les factures et autres documents numériques au bon format. Vous pouvez également connaître à tout moment le statut de ces documents (numériques) (ont-ils été envoyés/approuvés ?) et les consulter dans votre application Microsoft habituelle.

Avantage par rapport à la concurrence

Dans un monde qui évolue rapidement, les entreprises doivent se montrer agiles. Adopter des processus numériques ne doit donc pas être une question de technologie, mais bien un moyen d’offrir à votre entreprise ce dont elle a besoin. La numérisation doit s’intégrer à une perspective de croissance et de gain d’efficacité. C’est pourquoi nous veillons à ce que la plateforme électronique proposée par Ex Arte soit intégrée par défaut à votre logiciel Microsoft Dynamics.

En passant au numérique pour tous les types de documents et en automatisant tous les processus associés qui entourent ceux-ci, vous réalisez des économies car vous bénéficierez d’un traitement plus rapide, d’une numérisation complète, de coûts d’archivage réduits et de paiements plus rapides tout en utilisant moins de papier, en payant moins de frais de port, en économisant sur les manipulations, et en devant traiter moins de contestations.

Vous avez des questions ou des remarques à ce sujet ? Contactez-nous!

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