Ex Arte fait passer ses clients de la dématérialisation à la digitalisation

Notre dernière journée clients parisienne a été l’occasion d’aborder face aux utilisateurs de notre solution un sujet qui nous tenait à cœur. Lorsque nos prospects ou d’autres observateurs impliqués de près ou de loin dans la gestion documentaire parlent d’Ex Arte, il arrive souvent qu’ils le fassent en évoquant leur stratégie de « dématérialisation ». Cette étiquette de solution de dématérialisation nous a longtemps convenu, puis force a été de constater que les processus gérés par Ex Arte consistaient en bien plus que ça. Gérard Drouin, directeur commercial d’Ex Arte France s’est donc employé au cours d’une présentation des plus instructives à expliciter la distinction que nous faisons entre dématérialisation et digitalisation.

 

La dématérialisation : une première étape nécessaire

La dématérialisation est un mouvement global de virtualisation des documents mené depuis les années 90 dans la plupart des entreprises européennes. Dématérialiser consiste à transformer un support papier en support numérique, grâce à un scanner par exemple, ou bien en remplaçant des lettres par des mails et des factures par des factures électroniques. La dématérialisation présente d’indéniables avantages par rapport à l’usage de supports physiques : meilleure traçabilité des documents et donc des informations, suppression du problème du stockage et facilitation de l’archivage. De nombreuses entreprises sont encore engagées dans cette transition du physique au numérique et Ex Arte peut les y aider.

Digitaliser pour optimiser l’usage des données

Mais la vocation d’Ex Arte est en réalité bien plus disruptive que cela. Notre solution se donne pour objectif de contribuer à digitaliser les entreprises. La digitalisation consiste à partir de la donnée individuelle plutôt que du document. Une fois cette donnée enregistrée, par la numérisation où l’entrée directe dans une base, elle pourra être enrichie, officialisée, contextualisée, transmise au bon utilisateur, au bon moment et dans la bonne application. La fonction Invoice Handler, intégrée à Ex Arte, utilise par exemple la technologie OCR pour reconnaître et exploiter les données présentes sur une facture. Celles-ci sont alors inspectées et croisées avec les données présentes dans l’ERP pour une validation plus rapide par l’utilisateur. Un principe généralisé à l’ensemble des documents traités par l’entreprise grâce à une autre fonction : Document Handler.

Vers une réécriture globale des règles du jeu

Cette logique consistant à partir de la donnée et de son potentiel propre ouvre à la voix à des gains de productivité bien plus importants que la simple dématérialisation des documents. L’une des perspectives les plus prometteuses est sans doute celle de l’automatisation. Parmi les données peuvent être extraites et transmises automatiquement en divers endroits, et présentés dans des rapports mis à jour régulièrement sans intervention humaine. Le module Ex Arte Output Management permet ainsi de générer automatiquement des rapports mis en forme selon des modèles personnalisés à partir de Microsoft Dynamics. Ces documents sont alors ajoutés aux archives numériques et envoyés automatiquement à la bonne personne. L’expérience montre que les entreprises « digitalement transformées » développent un écosystème qui efface les frontières existant traditionnellement entre partenaires, clients et supply chain. Ce nouveau mode d’organisation entraîne donc une réécriture globale des règles du jeu. C’est pourquoi les modules permettent d’intégrer à la gestion des flux documentaires des utilisateurs extérieurs à l’ERP et même extérieurs à l’entreprise.

Des gains de performance qui font la différence

Selon une étude conduite par Capgemini Consulting et le MIT Center for Digital Business, les entreprises les plus avancées en matière de digitalisation sont plus performantes de 26% que la moyenne de leur secteur en bourse. Un tel gain de performance ne saurait être possible en ne comptant que sur des économies de papier et de frais de stockage. Réduire la transformation digitale à l’unique notion de dématérialisation revient donc à manquer une part essentielle du processus évolutif.

Une distinction d’autant plus nécessaire qu’il est désormais clair que la digitalisation des entreprises, à condition d’avoir trouvé en son sein les sponsors nécessaires, conduit incontestablement au succès, tant sur le plan financier qu’organisationnel !

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