La place du document management dans la transformation numérique

La transformation numérique touche tous les aspects de nos métiers. Loin de se contenter de remplacer le papier par des écrans, elle suscite et généralise des usages nouveaux : travail collaboratif, mobilité, automatisation, gamification, optimisation des flux, analyse des comportements et personnalisation de l’expérience utilisateur, la liste des bouleversements qu’elle induit pourrait continuer indéfiniment. Cependant ces nombreux usages reposent en définitive sur une logique simple.

Les documents numériques, et les informations qu’ils contiennent, peuvent être exploités de mille manières différentes. C’est parce que la transformation numérique est basée sur cette logique qu’elle a si longtemps été un simple synonyme de «numérisation».

Aujourd’hui, les documents sont pensés et créés d’abord pour le numérique, la transformation numérique ne repose donc plus sur leur numérisation mais sur l’aptitude à les traiter et à les utiliser de façon créative et innovante. C’est le rôle de la gestion électronique des documents que d’inventer et d’introduire ces nouveaux usages au sein des organisations. Elle s’inscrit donc au cœur des dynamiques de changement en améliorant l’efficacité de nombreux process – nous disons souvent qu’un bon outil de GED, apporte la bonne information au bon utilisateur au bon moment – mais aussi en redéfinissant les méthodes de travail comme les modes de gouvernance.

C’est pourquoi elle est désormais concernée au premier chef par les choix stratégiques des entreprises. Parce qu’une gestion documentaire innovante est à la base de toute stratégie de transformation numérique, les professionnels du document management doivent mesurer les responsabilités qui sont désormais les leurs et prendre en compte le rôle qu’ils tiennent dans le développement d’usages qui changent le travail, l’expérience utilisateur mais aussi à travers eux les services et produits apportés au client. Le document management est plus stratégique que jamais!

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