Avec Ex Arte, notre délai de traitement des factures d’achat est passé d’un mois à seulement 5 jours !

Tom Coudyser - Comptable

Avec Ex Arte, la société Jacops gère ses documents beaucoup plus efficacement

Notre entreprise est spécialisée dans le secteur du bâtiment et s’est fortement développée à la suite de plusieurs acquisitions effectuées sur une période assez courte. Cette croissance fulgurante a multiplié par dix le nombre de factures que nous devons traiter et nos procédures, qui étaient déjà bien trop longues, nécessitaient encore plus de temps. Par conséquent, nous avions donc besoin d’un partenaire capable de nous aider à optimiser nos procédures pour le traitement des factures d’achat.

Une procédure optimisée

Notre procédure de validation et de règlement des factures, entièrement manuelle, prenait énormément de temps. Elle pouvait nécessiter jusqu’à un mois ! Par ailleurs, il était essentiel de bien gérer le classement lorsqu’il existait plusieurs versions d’une même facture alors même que nous ne parvenions pas à avoir une bonne vue d’ensemble des factures, ni à assurer un suivi structuré. Heureusement, Ex Arte nous a permis d’optimiser notre procédure de traitement des factures d’achat et de réduire le volume de documents papier.

Des conseils adaptés à nos méthodes de travail

À l’issue d’un premier entretien, l’équipe d’Ex Arte est venue dans nos locaux pour observer notre procédure de traitement des factures entrantes et ainsi s’en faire une idée précise. Grâce à son expertise, elle a ensuite été en mesure de nous conseiller et nous a aidés à choisir la bonne stratégie.

Une solution rapide et efficace

Ex Arte a su implementer sa solution très rapidement. Nos factures d’achat sont désormais numérisées, ce qui, par là même, réduit considérablement nos délais de traitement. Nous sommes passés d’un mois à seulement 5 jours ! Ce gain d’efficacité a eu un impact majeur sur nos activités et nous consacrons aujourd’hui beaucoup moins de temps au traitement des factures. Elles sont d’ailleurs disponibles plus rapidement dans notre suite ERP, ce qui nous permet de tenir facilement nos listes à jour et de mettre nos clients directement en contact avec la bonne personne.

Une collaboration plus approfondie en perspective

Nous sommes très satisfaits de notre collaboration avec Ex Arte et je recommande vivement cette solution. L’équipe d’Ex Arte est l’une des meilleures dans le domaine de la gestion des documents et elle propose un logiciel extrêmement bien conçu qui peut être déployé très rapidement.
Autre point extrêmement positif : la communication avec Ex Arte est très fluide et nos questions sont traitées le jour même. Nous avons donc décidé de poursuivre notre collaboration et nous allons prochainement écrire un nouveau chapitre de cette réussite en incluant notamment les factures de vente et les bons de commande.

Le résultat

  • Une meilleure vue d’ensemble et un suivi structuré
  • Moins de temps consacré au traitement des factures d’achat
  • Un traitement accéléré des factures d’achat : 5 jours au lieu d’un mois
  • La possibilité de mettre les clients directement en contact avec la bonne personne

À propos de Jacops

  • Secteur du bâtiment
  • 300 collaborateurs
  • Chiffre d’affaires : 30 millions d’euros
  • Comptable : Tom Coudyser