“L’administration est une composante indispensable d’une organisation. La manière dont vous la gérez donne lieu à un monde de différence.”

Guy De Knaep - Responsable IT chez Renotec

Renotec passe à la vitesse supérieure

En tant qu'entrepreneur principal, nous sommes confrontés à de très nombreux documents. Cela retarde nos affaires, nous recherchions donc comment faire pour que tout se déroule avec une plus grande efficience. De manière à pouvoir nous concentrer sur notre métier : les chantiers.

La recherche d’une administration plus efficiente

Nous recherchions un partenaire dans le monde numérique, pour examiner en détail nos processus et nous fournir des solutions pour que nos processus administratifs se déroulent de manière plus aisée et plus efficiente.

L’un des défis d’Ex Arte était de réduire le nombre d’opérations manuelles, afin que les différents documents parviennent aisément chez les bonnes personnes. En outre, il était également important pour nous que tout soit intégré dans nos systèmes existants, y compris Microsoft Dynamics Navision.

Numérisation de nos processus

Comme un véritable partenaire du monde numérique, Ex Arte a numérisé et, en même temps, optimisé nos processus, en plusieurs phases. Le premier nœud : nos flux d’approbation des achats et des factures. Ces opérations devaient être approuvées par différentes personnes. Ex Arte a prévu une boîte numérique, qui fait en sorte que tout arrive immédiatement auprès des bonnes personnes, de manière à, ainsi, accélérer et optimiser ce processus.

L’étape suivante a été notre classement numérique. Le classement numérique d’Ex Arte s’intègre sans problème dans notre environnement Microsoft Dynamics Navision. Ce qui le rend très convivial, c’est le fait de pouvoir l’offrir via SharePoint, également de manière mobile. Le système est également très fiable et tout est entièrement synchronisé dans les archives d’Ex Arte.

Solutions avec vision et impact

La numérisation de nos contrats de sous-traitance a eu un impact important. Auparavant, nous perdions beaucoup de temps du fait des nombreux contrats, qui devaient d’abord parcourir un processus papier interne. Ils devaient être envoyés par la poste, signés à la main et renvoyés. Cela pouvait prendre des jours. C’est maintenant devenu une question de minutes.

L’utilisation du module Docusign a également constitué une innovation. Il permet à nos sous-traitants d’apposer une signature numérique lors de la réception des documents et de renvoyer immédiatement ceux-ci. Ex Arte a très bien cartographié et numérisé ce processus. Le gain en efficience peut à peine être estimé.

Nous étions si satisfaits de ce processus que nous avons décidé de faire également numériser par Ex Arte l’ensemble de nos flux de documents, comme les factures entrantes et sortantes, les notes de frais, etc. Cela simplifie considérablement notre vie et celle de nos clients.

Le résultat

  • Une solution sur mesure pour nos points noirs spécifiques.
  • Une numérisation de nos processus opérationnels de base.
  • Un gain d’efficience et un taux de satisfaction plus élevé auprès de nos employés et de nos clients.

À propos de Renotec

  • Secteur : Travaux de construction et de rénovation
  • +600 collaborateurs
  • Chiffre d’affaires : 110 Mio €
  • CIO : Guy De Knaep