Une facture électronique ne fait pas la transformation numérique!

La facture électronique fait parler d’elle et c’est normal, elle représente une avancée considérable pour les entreprises qui veulent fluidifier leurs échanges et gagner en productivité.

Mais ce succès semble éclipser la dynamique de fond et les véritables enjeux de la transformation numérique. Le mouvement de digitalisation dans lequel sont engagées les entreprises ne peut être réduit à la numérisation d’un document, si emblématique et stratégique soit-il. La dématérialisation est un projet stratégique porteur de potentialités bien plus importantes. Elle doit donc être pensée globalement, en tenant compte des processus business propres à chaque société.

La facture électronique: l’arbre qui cache la forêt?

Si la facture est la reine des documents professionnels, il ne faut pas oublier qu’une cinquantaine d’autres types de fichiers peuvent être dématérialisés: bulletins de paie, tickets restaurants et notes de frais, etc. Les services commerciaux ne sont dès lors pas les seuls à revoir leurs méthodes : des ressources humaines aux équipes opérationnelles, c’est l’ensemble des usages qui doivent être remis à plat afin d’évaluer les bénéfices potentiels de la dématérialisation. Pour maximiser ces bénéfices, il est primordial de ne penser les documents qu’en tant qu’ils sont intégrés à des processus business à optimiser. Un document n’est valorisable pas en dehors du contexte dans lequel il est utilisé.

Une opération de dématérialisation réussie permet d’offrir le bon document au bon utilisateur au bon moment et dans la bonne application. Il est donc nécessaire de rendre chaque information accessible et modifiable via toutes les applications concernées par le processus business qu’elle soutient. Un projet de dématérialisation qui se contente de numériser des documents papier et de les sauvegarder n’apporte qu’une valeur ajoutée extrêmement limitée. Ce n’est pas le document qui importe mais l’information qu’il contient, il s’agit donc d’extraire l’information du document pour la rendre disponible le plus facilement possible en fonction des besoins.

De la numérisation du document à l’automatisation du processus

C’est ce passage du document à l’information qui rend possible la seconde phase de la transformation numérique : l’automatisation. Car si la numérisation des documents permet de faire des économies, l’automatisation des flux d’information ouvre la voie à des gains de productivité et des avantages concurrentiels considérables. Une entreprise qui fait signer l’ensemble de ses contrats de sous-traitance en ligne, via une application disposant d’un module de signature électronique, permet ainsi l’optimisation du traitement de ces données mais offre également un meilleur service à ses clients.

L’automatisation d’un processus représente un investissement et son coût doit toujours être mis en balance avec les économies qu’elle permet. Mais si la rentabilité économique à court terme en est parfois limitée, l’optimisation des flux représente souvent un avantage indirect. Pour un employeur, il peut être plus rentable de conserver des tâches administratives sur papier et demander à chacun de ses salariés un effort, par exemple pour le traitement de leurs notes de frais. Mais en termes de marque employeur, l’entreprise peut pâtir de ce choix, notamment auprès des profils les plus jeunes et digital natives.

La transformation numérique est désormais à juste titre considérée comme un tournant stratégique que chaque entreprise doit concevoir sur mesure. Parce que le monde documentaire est plus vaste et décisif, la dématérialisation ne se réduit plus à la numérisation d’un type de document mais comprend une analyse des processus en vue de leur automatisation. C’est donc à chaque entreprise d’inventer sa propre révolution numérique.

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