Vos factures vont bientôt changer

Allez-vous dire adieu aux factures papier traditionnelles cette année ? À en croire l'état, oui.

Depuis cette année, de manière progressive en fonction de la taille des sociétés, l’état n’acceptera plus que les factures électroniques. Les autorités locales et fédérales devraient rapidement suivre le mouvement. Les factures vont-elles bientôt changer au sein de votre entreprise ? Si les factures électroniques sont plus sûres et plus efficaces, elles permettent également d’épargner à vos collaborateurs des tâches répétitives. Elles peuvent en outre être harmonieusement intégrées à vos logiciels professionnels.

Selon la Directive 2010/45 (en vigueur depuis Janvier 2013) et par application de l’article 289 du Code Général des Impôts: les entreprises doivent assurer l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des factures émises ou reçues, selon 3 voies qui sont:

  • Signature/sceau qualifié ou RGS**: Moyen utilisé par ExArte/TrustWeaver / Le référentiel général de sécurité (RGS) est le cadre règlementaire permettant d’instaurer la confiance dans les échanges au sein de l’administration et avec les citoyens.
  • Piste d’audit entre la facture (émise ou reçue) et la livraison de biens ou la prestation de service. Valable pour facture papier et électronique.
  • EDI (échange électronique de donnée) avec liste de partenaires et liste récapitulative des échanges. (Moyen utilisé par ExArte/e-platform)

Chaque partenaire détermine sa méthode; Il est obligatoire d’avoir une symétrie des moyens utilisés.

La facture électronique : bien plus qu’une simple facture papier numérisée

La fonction classique de la facture restera bien évidemment d’attester qu’une vente a bien eu lieu entre deux parties. Seule la forme sous laquelle se présente cette preuve va changer. Une facture électronique, ce n’est ni la version numérisée d’un document papier, ni un fichier Word. Ce type de documents ne permet en effet aucun échange d’informations entre logiciels. Une facture électronique est un document entièrement numérique capable de transmettre des données au format XML. Elle contient un grand nombre d’informations que les logiciels peuvent lire. Certains logiciels (tels que les logiciels Ex Arte, par exemple) permettent également l’envoi d’une image : les documents peuvent ainsi être facilement ouverts et lus.

« LES PROCESSUS ET LES SYSTÈMES PAPIER SUSCITENT TOUJOURS LA MÉFIANCE. »
– TRUSTWEAVER

Pourquoi l’état incite-t-il à la numérisation?

L’état perçoit la taxe sur la valeur ajoutée correspondant aux factures émises. Il est donc en faveur d’un passage rapide à la facturation numérique. Les entreprises s’échangent actuellement librement des factures, et le fisc ne contrôle celles-ci qu’ultérieurement. Dans certains pays d’Europe, l’état exige qu’une copie numérique lui soit envoyée lors de l’émission de chaque facture. Le fisc peut ainsi procéder à des contrôles en temps réel (ou presque), ce qui permet de réduire le nombre de contrôleurs et d’endiguer plus efficacement la fraude.

Un gain pour les entreprises

95% de nos clients disent avoir plus de 50 documents de types différents: vous pouvez imaginer le gain de productivité en automatisant la digitalisation et les processus plus ou moins complexes associés!

À l’heure où la numérisation progresse inéluctablement autour de vous, faire du sur-place n’est plus une option.

Vous pouvez assurer ainsi le suivi des documents envoyés, reçus et confirmés, grâce à la plateforme électronique proposée par Ex Arte. Cet outil met automatiquement à jour les différents formats, les fournisseurs et le statut des documents. En d’autres termes, dites adieu aux flux de documents et autres processus administratifs rébarbatifs, répétitifs et coûteux !

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