Mag papierloos werken voor nog meer tijdverlies zorgen?

Vroeg of laat digitaliseert ook uw bedrijf zijn administratie. Als u factureert aan overheden moet dat sinds dit jaar sowieso digitaal volgens het zogenaamde PEPPOL-formaat. Steeds meer klanten en leveranciers hebben u vermoedelijk al gevraagd om hun contracten, bestelbons, offertes, facturen of verzendnota's digitaal te mogen krijgen of versturen.

Wellicht heeft u zelf al ervaren dat het voor nog meer administratief tijdverlies zorgt wanneer u dit allemaal semi-geautomatiseerd wil aanpakken…

Digitalisering is geen IT-project maar een businessproject

Als u in de digitalisering meegaat zonder een goed plan, is de kans groot dat u nog meer tijd verliest aan uw administratie. Want klant A wil alles alleen op papier, voor leverancier B moet het een xml-bestand zijn en klant C krijgt het liefst zijn facturen op papier, maar de bestelbons moeten als pdf. Voor u het weet, houdt u dit niet centraal bij, maakt u meer fouten dan vroeger, krijgt uw IT-team meer werk en op het eind moet u ook nog eens langer wachten op het geld dat u tegoed heeft van uw klanten.

Daarom raden wij aan om het warm water geen tweede keer uit te vinden. Eenzelfde document kan op verschillende manieren verstuurd of ontvangen worden door middel van digitale krachtpatsers. Zoals bijvoorbeeld het e-Platform van Ex Arte. Daarmee wisselt u automatisch verschillende types elektronische documenten uit met klanten, leveranciers en derden. Uw IT-afdeling moet niet aan de slag voor elk nieuw bestandsformaat of wijzigingen in de transfermethode, want het Ex Arte e-Platform is hier nu net voor gemaakt.

Voorts hoeft u zich geen zorgen te maken over de vereisten en standaarden die de overheid, klanten of leveranciers opleggen in het kader van veiligheid, privacy en rechtsgeldigheid. Met de Ex Arte module kunt u reeds eenvoudig nieuwe klanten en leveranciers toevoegen. U stelt hun voorkeuren in en vanaf dan ontvangt en verzendt u automatisch facturen en andere digitale documenten in het correcte formaat. U kent trouwens ook op elk moment de status (zijn ze verzonden, zijn ze goedgekeurd?) van deze (digitale) documenten en kunt u deze overal in uw vertrouwde Microsoft applicatie raadplegen.

Concurrentieel voordeel

In een snel veranderende wereld moet een bedrijf agile kunnen zijn. De digitalisering van uw papiermolen mag dus geen technisch verhaal worden, maar moet focussen op wat uw bedrijf nodig heeft. Digitalisering moet kaderen in efficiëntiewinst en groei. Daarom zorgen we ervoor dat het Ex Arte e-Platform standaard geïntegreerd is met uw Microsoft Dynamics software.

Het is wellicht nuttig om alle soorten bedrijfsdocumenten in kaart te brengen en niet alleen te kijken naar het digitaliseren van een document maar ook naar de processen errond. Zo dalen uw kosten want u hebt minder papier, minder portkosten, minder manipulaties, minder betwistingen, een snellere afhandeling, volledige digitalisering, een lage archiveringskost en een snellere betaling.

Heeft u vragen of opmerkingen rond dit onderwerp? Contacteer ons vrijblijvend via de contact pagina.

Deel op Twitter Deel op LinkedIN