We spreken bij de doorlooptijden van onze aankoopfacturen niet langer van een proces van een maand, maar van 5 dagen.

Tom Coudyser - Boekhouder

Jacops bouwt aan efficiënt documentmanagement

Wij zijn als aannemersbedrijf op relatief korte tijd sterk gegroeid als gevolg van een aantal overnames. Deze groei heeft het aantal facturen vertienvoudigd. Onze processen waren heel tijdrovend en werden door de groei nog zwaarder belast. We hadden nood aan een partner die ons kon helpen onze processen rond aankoopfacturen te optimaliseren.

Tijdrovend proces

De procedure om facturen goed te keuren en te betalen verliep handmatig en was daardoor zeer tijdrovend. Heel dit proces kon tot een maand in beslag nemen. Van één factuur waren ook meerdere kopieën in omloop, waardoor een goed klassement een noodzakelijk kwaad was. Daarnaast ontbrak ons de mogelijkheid om overzicht te bewaren en alles gestructureerd te kunnen opvolgen. Ex Arte werd ingeschakeld om ons proces van aankoopfacturen te optimaliseren en onze papierberg te reduceren.

Advies op maat van onze workflow

Ex Arte heeft na een verkennend gesprek het huidig proces bij ons op kantoor komen volgen. Op die manier kregen zij een goed beeld van onze workflow van inkomende facturen. Op basis van hun ervaring hebben zij ons kunnen adviseren en bijstaan in de keuze van de juiste strategie.

Snelle en doeltreffende oplossing

Ex Arte heeft hun oplossing heel snel kunnen implementeren. Dankzij hen worden onze aankoopfacturen nu gescand, waardoor onze doorlooptijden van deze facturen immens ingekort zijn. We spreken niet langer van een proces van een maand, maar van 5 dagen. Dit heeft een grote impact op onze business. Bovendien zijn de werkuren die naar aankoopfacturen gingen sterk gereduceerd. Tot slot zitten onze facturen nu sneller in ons ERP pakket, waardoor wij gemakkelijk overzicht kunnen bewaren. Op die manier kunnen we klanten nu ook direct doorverbinden met de juiste persoon.

Verdere samenwerking in het verschiet

We blikken heel tevreden terug op onze samenwerking met Ex Arte en zouden hen zeker aanraden. In documentbehandeling is Ex Arte één van de sterkste spelers. Ze hebben een ongelooflijk goed product dat ze bovendien snel hebben kunnen implementeren.
Daarnaast loopt de communicatie ontzettend vlot en worden vragen binnen de dag behandeld. Voor ons eindigt de samenwerking hier alvast niet en gaan we zeker een vervolg breien aan dit succesverhaal met oog op onder andere verkoopfacturen en bestelbonnen.

Het resultaat

  • Meer overzicht en een gestructureerde opvolging
  • Minder werkuren nodig voor het behandelen van aankoopfacturen
  • Snellere doorlooptijd voor aankoopfacturen: 5 dagen ipv een maand
  • Klanten worden direct met de juiste contactpersoon doorverbonden

Over Jacops

  • Sector: Aannemersbedrijf
  • 300 medewerkers
  • Omzet: 30 Miljoen Euro
  • Boekhouder: Tom Coudyser