“Administratie is een  belangrijk onderdeel van een organisatie. Hoe je hier mee omgaat maakt echt een wereld van verschil.”

Guy De Knaep - IT manager bij Renotec

Een versnelling hoger met Renotec

Als gespecialiseerde hoofdaannemer hebben wij heel veel documenten én heel wat verschillende documentstromen. Dus zochten we een manier om dit zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Zo kunnen wij ons focussen op onze core business: onze werven.

De zoektocht naar een efficiëntere administratie

We zochten een digitale partner die ons proces onder de loep zou nemen en ons oplossingen zou aanreiken om onze administratieve processen vlotter en efficiënter te laten verlopen.

Een van de uitdagingen voor Ex Arte was het reduceren van de vele manuele handelingen om de verschillende documenten op een vlotte manier bij de juiste personen te brengen. Daarnaast was het voor ons ook belangrijk dat alles geïntegreerd werd in onze bestaande systemen, waaronder Microsoft Dynamics Navision.

Digitalisering van onze processen

Als een echte digitale partner heeft Ex Arte onze processen in de voorbije jaren in meerdere fasen gedigitaliseerd en tegelijkertijd geoptimaliseerd. De eerste knoop: onze goedkeuringsflows voor inkopen en facturen. Deze zaken dienen door meerdere personen goedgekeurd te worden. Ex Arte voorzag al jaren terug een digitale box die er voor zorgt dat alles onmiddellijk bij de juiste mensen terechtkomt om zo dit proces te versnellen en te optimaliseren.

De volgende stap was ons digitaal klassement. Het digitaal klassement van Ex Arte integreert probleemloos binnen onze Microsoft Dynamics Navision omgeving. Wat het erg gebruiksvriendelijk maakt, is dat we het kunnen aanbieden via SharePoint, ook mobiel. Het systeem is ook heel betrouwbaar en alles wordt volledig gesynchroniseerd binnen het Ex Arte archief.

Oplossingen met visie en impact

De digitalisering van onze onderaannemingscontracten heeft een grote impact gehad. Vroeger verloren we veel tijd door de vele contracten die eerst een intern papieren proces moesten doorlopen. Ze moesten per post worden opgestuurd, manueel ondertekend en opgestuurd worden. Dat kon dagen duren. Nu is dat een kwestie van minuten geworden.

Innovatief is ook het gebruik van de Docusign module. Daarmee kunnen onze onderaannemers documenten bij ontvangst digitaal ondertekenen en onmiddellijk terugsturen. Ex Arte heeft dit proces heel goed in kaart gebracht en gedigitaliseerd. De efficiëntiewinst is nauwelijks te schatten.

We waren zo tevreden van dit proces dat we ook besloten hebben om al onze documentflows, zoals in-en uitgaande facturen, onkostennota etc. ook te gaan digitaliseren met Ex Arte.  Dit maakt ons leven en dat van onze klanten aanzienlijk gemakkelijker.

Het resultaat

  • Een maatwerk oplossing voor onze specifieke knelpunten
  • Een digitalisering van onze core operationele processen
  • Efficiëntiewinst en hogere tevredenheid bij medewerkers én klanten

Over Renotec

  • Sector: Bouw-en renovatiewerken
  • +600 medewerkers
  • Omzet: 110M €
  • CIO: Guy De Knaep