“We hebben een veel snellere doorstroming van informatie verwezenlijkt, zowel intern als naar de klant.”

Olivier Knockaert, ICT-Manager bij Vanheede

Document management bij Vanheede zorgt voor kostenreductie en snellere verwerking

Documenten zijn van cruciaal belang voor een afvalverwerkingsbedrijf, dat opereert in een streng wettelijk kader. Daarom digitaliseerde Vanheede Environment Group enkele jaren terug alle documentstromen, dus niet alleen de facturatie. Terzelfdertijd implementeerde de onderneming een nieuw ERP-systeem, Microsoft Dynamics AX. Zo wil de onderneming de continue groei bevestigen en een beter zicht krijgen op alle informatie die het verzamelt. Het bedrijf deed een beroep op Ad Ultima Group die alle processen en documentstromen digitaliseerde met de eigen productlijn Ex Arte. Door die verregaande digitalisering bespaart het bedrijf op kosten en tijd en zijn alle documenten snel beschikbaar voor alle medewerkers en klanten. Bovendien verlopen de financiële transacties veel efficiënter. Om nog meer informatie te halen uit alle gegevens doet het afvalverwerkingsbedrijf ook een beroep op Ad Ultima Group voor alles wat BI betreft.

Profiel

Vanheede Environment Group telt ruim 550 medewerkers verspreid over 12 vestigingen in België en Frankrijk. De volledige bedrijvengroep verwerkt jaarlijks ongeveer 798.800 ton afval, waarvan 89,10 % een nuttige toepassing heeft. Als geïntegreerd milieubedrijf beheert Vanheede Environment Group 1.850 afvalstromen.

Uitdaging

Vanheede zocht naar een manier om zijn groei te bevestigen door een beter inzicht te krijgen in alle verzamelde gegevens en door alle documentstromen te optimaliseren. Het bedrijf is gezien de sector zeer sterk onderhevig aan verschillende wetten waardoor een uiterst precies documentbeheer noodzakelijk is en al snel een tijdrovende activiteit wordt.

Oplossing

Het afvalverwerkingsbedrijf koos voor een document managementsysteem dat optimaal integreert met het bestaande ERP-pakket. Met Ex Arte digitaliseert het alle documenten en maakt ze die op alle nuttige plaatsen beschikbaar binnen en buiten het ERP-systeem. Bovendien zijn alle documentstromen geautomatiseerd.

De afvalsector is sterk afhankelijk van overheden en de bijhorende wetgevingen. Daarom startte Vanheede Environment Group enkele jaren terug een document managementsysteemproject op, in het kader van een ERP-implementatie. “We waren op zoek naar een manier om onze groei te bevestigen en een beter inzicht te krijgen in alle informatie die we verzamelen”, gaat Olivier Knockaert, ICT-Manager bij Vanheede van start. “We willen al onze processen en documentstromen optimaliseren voor de toekomst.” De onderneming stond zo voor de strategische keuze om die documentstromen te ontwikkelen binnen het ERP-pakket, of om ernaast een platform te zoeken. Vanheede koos voor die laatste optie en dat bleek een juiste beslissing.

 

Digitalisering van alle documentstromen verhoogt toegankelijkheid

Een eerste flow die de onderneming automatiseerde, was de archivering van alle gegenereerde documenten. Olivier Knockaert “Dat hebben we verwezenlijkt met Ex Arte Output Management, ideaal voor documenten zoals verkoopoffertes, met complexe noden op het vlak van condities en documentopbouw.”

Elk document dat vanuit het ERP-systeem gegenereerd wordt, komt automatisch in het archief terecht en is voor iedereen binnen de organisatie raadpleegbaar, over alle processen heen. “De ontwikkeling van de templates gebeurt binnen een Word-omgeving, waardoor onze eigen technisch geschoolde medewerkers dat voor hun eigen rekening kunnen nemen”, zegt Olivier Knockaert. “Dankzij de Foundation module van Ex Arte kunnen alle medewerkers de documenten op verschillende plaatsen raadplegen, wat de interne processen veel efficiënter maakt.”

 

Geautomatiseerde flows voor betere samenwerking

Naast die archivering digitaliseerde Vanheede ook het offerte-en facturatieproces. “Een offerte is een lijvig document met verschillende extra bijlages die dynamisch gegenereerd worden vanuit het ERP-systeem.

Die worden gebundeld en als een geheel opgeslagen in het archief, waarna ze beschikbaar zijn voor de klant”, zegt Olivier Knockaert. “Daarvoor gebruiken we ons eigen Vanheede-portaal.

 

Digitale facturatie zorgt voor meer efficiëntie

“Daarnaast hebben we ook voor de inkomende documenten een flow opgezet, zoals voor aankoopfacturen. Elke factuur die binnenkomt, wordt gescand en aangeboden aan de corporate mailroomapplicatie. Die herkent en verrijkt de gegevens, waarna een workflow wordt geactiveerd. Die bestaat enerzijds uit het verzamelen van metadata zoals boekingsgegevens, business units en projectnummers. Een tweede workflow bepaalt of een factuur al dan niet mag goedgekeurd worden ter betaling. Zo vermijden we dat facturen intern blijven rondslingeren en dat de financiële afdeling die moet zoeken.”

Vanheede nam ook al de eerste stappen met e-facturatie dankzij het Ex Arte e-platform. Klanten krijgen automatisch hun facturen toegestuurd in xml-formaat. Dat zorgt voor minder fouten en een sneller facturatieproces. Bovendien begint e-facturatie steeds meer de standaard te worden en is Vanheede meteen ook klaar voor nieuwe vragen van leverancier en klanten.

 

Kostenreductie, tijdswinst en meer efficiëntie

Olivier Knockaert ziet verschillende grote voordelen van het nieuwe systeem: “We merken een kostenreductie doordat er geen papieren flows en printkosten meer zijn. We hebben ook een veel beter inzicht op de flow van een document, waardoor we altijd weten waar een digitaal document zich bevindt. Als ik een document link aan een klant, ziet mijn collega dat direct.”

“Daarnaast hebben we een veel snellere doorstroming van informatie van ons bedrijf naar de klant. Een document dat bij ons wordt verwerkt, is ten laatste de dag nadien al beschikbaar voor de klant! Vanuit financieel oogpunt tenslotte, kunnen we ook een betere opvolging garanderen van ons aankoopproces dankzij de snellere documentenflow. Niets dan voordelen dus”, aldus Olivier Knockaert.

 

Zakenpartner met technische knowhow

Voor de ICT-manager was de keuze voor IT-partner Ad Ultima Group een logische keuze. “We hebben voor Ad Ultima Group gekozen omdat we niet hoofdzakelijk op zoek waren naar een technische speler. We zitten in een constante digitale evolutie en evolueren naar business gedreven IT. Zo kunnen we sneller reageren op de vragen van de markt. Daarom zochten we vooral een zakelijke partner, uiteraard ook met voldoende technische skills.”

“Zo doen we een beroep op Ad Ultima Group voor onze ERP-implementatie en voor ons documentmanagementsysteem. Ondertussen hebben we ook samen een BI-traject op poten gezet, om nog meer informatie uit onze gegevens te halen. Onze succesvolle jarenlange samenwerking is gebaseerd op een gelijkaardige visie. Het is zeer belangrijk om op vlak van digitaal beleid op dezelfde golflengte te zitten, dus vanuit die context volgen er ongetwijfeld nog andere projecten”, besluit Olivier Knockaert.

 

Het resultaat

  • Kostenreductie door besparing op printkosten en op papier voor uitgaande facturen
  • Complexe documentcreatie geautomatiseerd
  • Optimaal zicht op de flow en locatie van elk document
  • Verhoogde toegankelijkheid tot alle documenten door digitalisering
  • Efficiëntere doorstroming van informatie, zowel intern als naar de klant
  • Snellere digitale goedkeuring
  • Efficiëntere verwerking van inkomende facturen
  • Klaar voor de volgende stap van digitalisatie met het e-platform
  • Betere opvolging van het aankoopproces dankzij snellere informatiestromen tussen de verschillende departementen
  • Minder fouten door manuele input van gegevens

Over Vanheede

Vanheede Environment Group telt ruim 550 medewerkers verspreid over 12 vestigingen in België en Frankrijk. De volledige bedrijvengroep verwerkt jaarlijks ongeveer 798.800 ton afval, waarvan 89,10 % een nuttige toepassing heeft. Als geïntegreerd milieubedrijf beheert Vanheede Environment Group 1.850 afvalstromen.